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GRACIAS

ATENTAMENTE

LAS AUTORAS

TABLAS DE RETENCIÓN

las Tablas de Retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier administración; las específicas hacen referencia a docuementos caracteristicos de cada organismo.

CARACTERÍSTICAS

• Son fundamentales porque permiten el manejo total de documentos.
• Controlan la producción y organización de documentos.
• Promueven y contribuyen al cumplimiento de los principios institucionales.
• promueve el concepto de archivo total.

OBJETIVOS

• Determinar los documentos que han perdido interés o utilidad para la administración.
• Retener documentos con valor histórico, legal o administrativo.

FORMATOS DE TABLA DE RETENCION

MESA REDONDA - SOBRE EL DECRETO 229

Luego de La Mesa redonda, la Profesora Martha Sastoque continuo con la revición de nuestrso legajos.

Como se veian todos los Estudiantes del grupo 73070, frente a la explicación de uno de los grupos. !Muy atentos y participativos¡.

La presidente de la Mesa Redonda, dandonos algunas las aclaraciones.

Uno de los grupos de Estudiantes, que participaron en la Mesa Redonda dandonos sus aportes sobre las prohibiciones que existen en el envio de correspondencia.

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Las transferencias documentales son muy importantes porque permiten:

• Garantizar el acceso a la informaciòn.
• Evitar la acumulaciòn y producciòn irracional de documentos.
• Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentaciòn.
• Concentrar informaciòn ùtil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo històrico institucional.

A continuaciòn se podrà observar el alistamiento previo de la documentaciòn, para realizar adecuadamente las Transferencias documentales, demostrado en la actividad realizada en el grupo 73070:

(GRUPO 1)

Limpieza del Material

(GRUPO 2)

Eliminaciòn del Material Metálico

(GRUPO 3)

Identificaciòn del material afectado

(GRUPO 4)

REALIZARON LA DEMOSTRACIÓN DEL LA REVISIÒN Y FOLIACIÒN, PERO DE ESTE GRUPO NO SE ENCUENTRA FOTO.

(GRUPO 5)
Unidades de Conservaciòn

(GRUPO 7)

Rotulaciòn cajas y legajos

Documentos empastados

Planos y Mapas

( Grupo 6)

Amarre y Embalaje

Se piensa que esta pràctica fue bastante enriquecedora porque en ella se puedo apreciar en fìsico como se realiza todo el proceso.

LA CORRESPONDENCIA

CORRESPONDENCIA

Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

CONTROL DE LA CORRESPONDENCIA EN NUESTRA EMPRESA

Para controlar la correspondencia recibida, archivada, prestada y enviada, contamos con los siguientes formatos.

FORMATO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

FORMATO DE RADICACION

FORMATO DE CONTROL INTERNO

FORMATO DE CORRESPONDENCIA ENVIADA O DESPACHADA

HOJA DE RUTA DE CORRESPONDENCIA EXTERNA

FORMATO DE PRESTAMO

TARJETA DE RECORDATORIO

MODELOS Documentos que Elabora La Entidad

DOCUMENTOS QUE ELABORA LA ENTIDAD

Estos son algunos de los documentos que elabora la entidad, bajo la normas ICONTEC, y los requisitos que propone la compañia en el Manual de Archivo Y Correspondencia.

CARTA ESTILO BLOQUE EXTREMO

CARTA ESTILO BLOQUE

CARTA CIRCULAR O CIRCULAR EXTERNA

CIRCULAR ESTILO BLOQUE EXTREMO

CIRCULAR ESTILO BLOQUE

MEMORANDO ESTILO BLOQUE EXTREMO

MEMORANDO ESTILO BLOQUE

NOCIONES BÁSICAS DE ARCHIVO

NUESTRO MANUAL DE CORRESPONDENCIA

MANUAL DE CORRESPONDENCIA

Debido a que en la actualidad, el flujo de comunicaciones seha incrementado, es importante establecer orden a estas para garantizar el buen manejo de información. Por lo anterior, en el presente manual de correspondencia se encuentran todas las pautas, normas y procesos a seguir desde la recepción selección, almacenamiento, custodia, distribución, conservación, creación, hasta el envío de documentos en la empresa LIMPIANDO TU MUNDO. A demás se podrán observar los horarios, funciones de los miembros de la compañía y diferentes modelos de documentos que son utilizados en nuestra entidad.

¿Quienes Somos? !LIMPIANDO TU MUNDO!

¿QUIENES SOMOS?

Esta empresa esta dedicada a la comercialización y distribución de contenedores innovadores con separadores para reciclar los desechos es forma organizada. Lo anterior motivados en la preservación y conservación del medio ambiente buscando crear conciencia en el ser humano acerca del manejo de basuras, la contaminación, la escasez de los recursos naturales entre otros factores que están alterando nuestro medio ambiente.

La Estructura Organizacional

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La estructura organizacional de nuestra compañía se muestra en el siguiente organigrama.

ORGANIZACIÓN LABORAL DE LIMPIANDO TU MUNDO

Como en toda empresa siempre se tiene un roden organizacional de realización de labores para su fortalecimiento y excelente desempeño, aqui podrás conocer el orden que hay en la compañía Limpiando tu Mundo y sus respectivas funciones.

FUNCIONES DE NUESTROS MIEMBROS

JUNTA DIRECTIVA

☻ Aportar el capital de la empresa

☻ Reunirse periódicamente con los distintos ejecutivos de la empresa para evaluar el rendimiento de la misma.

GERENTE

☻ Tomar decisiones y crear estrategias orientadas a las necesidades de la organización, tanto a largo como a corto plazo.

☻ Organizar, supervisar, coordinar, orientar, dirigir y controlar el funcionamiento administrativo, la realización de proyectos y programas.

ASISTENTE ADMINISTRATIVA

☻ Llevar en actas todas las reuniones o comisiones realizadas por los departamentos de la empresa.

☻ Mantener actualizado el cronograma de actividades de su Jefe inmediato y de la empresa.

☻ Atender llamadas y el público en las dos horas establecidas.

☻ Dar informaciones importantes a los empleados.

JEFE DEPARTAMENTO DE FINANZAS

☻ Organizar y realizar la entrega oportuna de las remuneraciones salariales a todos los empleados en los días pactados en el reglamento interno de la empresa.

☻ Diseñar estrategias económicas, en caso de debilitamiento financiero de la empresa.

CONTADOR

☻ Elaborar los movimientos de entrada y salida de dinero diarios; y registrarlos debidamente en los libros contables.

☻ Estar pendiente y asignar el dinero para la debida cancelación de los impuestos, deudas y pago de obligaciones financieros de la empresa.

AUXILIAR CONTABLE:
☻ Archivar los soportes contables y demás documentos legales de forma organizada.

☻ Diligenciar formatos para pagos parafiscales.

☻ Asistir al contador en los procesos de asignación de dinero y realización de informes.

☻ Dar información de cualquier novedad al contador.

JEFE DEPARTAMENTO DE MERCADEO

☻ Diseñar estrategias publicitarias, por medio de ideas creativas, que permitan mantener a la empresa activa en el mercado.

☻ Establecer relaciones comerciales en otras empresas con el fin de aumentar nuestros clientes.

PUBLICISTA

☻ Diseñar estrategias publicitarias, por medio de ideas creativas, que permiten mantener a la empresa activa en el mercado.

☻ Mantenerse informado sobre los actuales modelos publicitarios y estar en constante capacitación.

ASESOR COMERCIAL

☻ Ofrecer productos a nuestros posibles clientes por medio de estrategias de venta acertadas.

☻ Brindar un buen servicio al cliente, para mantener la buena imagen corporativa.

☻ Llevar un balance mensual de as ventas de nuestros productos, para así determinar si el rendimiento de la empresa es mayor o menor con relación al mes pasado.

JEFE DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS:

☻ Establecer control sobre los procesos motivacionales a los empleados.
☻ Atender todo lo relacionado con servicio al cliente y sugerencias de los usuarios.
☻ Dar la última palabra en al selección del personal que va a ingresar a la empresa.

PSICÓLOGA O TRABAJADORA SOCIAL :

☻ Plantear y programar actividades extralaborales para la capacitación humana y laboral del personal de la organización.

☻ Realizar una parte de la entrevista para admitir personas en la empresa.

☻ Atender las sugerencias e inquietudes sociales, de los clientes internos y externos de la empresa.


JEFE DEPARTAMENTO ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

☻ Supervisar, el archivo, para verificar que se cumpla con la normatividad establecida por el Archivo General de la Nación.

☻ Evaluar el rendimiento y eficacia del archivista.

☻ Establecer el sistema de archivo más conveniente para la compañía, de acuerdo a nuestras necesidades.


ARCHIVISTA

☻ Controlar la entrada y salida de documentos de la Unidad de Archivo y Correspondencia.

☻ Archivar correspondencia y demás documentos manejados en la compañía, de acuerdo con el sistemas de archivo que mejor se adapte a la empresa.

☻ Mantener organizado el archivo y el puesto de trabajo, para identificar rápidamente dónde se encuentran los documentos.

☻ Velar por la privacidad y conservación de los documentos.

☻ Devolver la correspondencia enviada que no cumple con la normatividad establecida.